Hinweisgeberschutzgesetz

Wir freuen uns, dass Sie unsere Homepage besuchen und bedanken uns für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Umgang mit unseren Kunden und Interessenten ist Vertrauenssache. Das entgegengebrachte Vertrauen hat für uns einen sehr hohen Stellenwert und somit die Bedeutung und Verpflichtung, mit Ihren Daten sorgsam umzugehen und diese vor Missbrauch zu schützen.

Hinweis einreichen
Hinweise helfen uns, mutmaßlichen Verstößen frühzeitig entgegenzutreten und Nachteile für unser Unternehmen zu vermeiden oder zu reduzieren. Um von Verstößen im Unternehmen rechtzeitig zu erfahren und Hinweisen angemessen nachgehen zu können, hat die Centro Hotel Management GmbH mehrere Meldewege eingerichtet, auf denen – auf Wunsch auch anonym – Hinweise eingereicht werden können.

Was kann gemeldet werden
Der Verhaltenskodex von der Centro Hotel Management GmbH beschreibt die hohen Ansprüche, die wir an unser eigenes Verhalten und Geschäftsgebaren sowie an das unserer Geschäftspartner stellen. Mögliche Verstöße gegen diese Maßstäbe, einschließlich Verstößen gegen geltendes Recht, können gemeldet werden. Diese können sein:

• Bestechung (auch der Versuch) bzw. Korruption
• Wettbewerbswidriges Verhalten
• Kartellrechtswidriges Verhalten
• Strafrechtswidriges Verhalten, wie z. B. Diebstahl, Betrug etc.
• Unterschlagung von Material
• Schädigung des Vermögens durch Veruntreuung
• Verstoß gegen den Datenschutz und Manipulation von Dokumenten
• Verstöße gegen Arbeitsschutz- oder Umweltschutzvorschriften
• Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorgaben,
• Grob ungehöriges Sozialverhalten, Diskriminierung, Belästigung

Meldekanäle bei der Centro Hotel Management GmbH
Wenn Sie konkrete, begründete Hinweise auf Rechtsverletzungen oder Regelverstöße bei der Centro Hotel Management GmbH haben oder solche vermuten, haben Sie folgende Möglichkeiten, Kontakt mit der Ombudsstelle von der Centro Hotel Management GmbH aufzunehmen:

telefonisch: +49 2175 1655 240 (Montag bis Freitag zu den Geschäftszeiten)
per E-Mail an: meldestelle@add-yet.de
per Post an: @-yet GmbH, Ombudsstelle, Schloss Eicherhof, 42799 Leichlingen

Bitte beachten Sie bei der Übersendung Ihres Hinweises per E-Mail, dass hier unter Umständen die Vertraulichkeit nicht gewahrt werden kann, da hier Zugriffe auf die elektronische Kommunikation durch Dritte grundsätzlich möglich ist.

Anonyme Hinweise tragen dazu bei, die Verlässlichkeit und Integrität der Centro Hotel Management GmbH dauerhaft zu sichern. In so einem Fall nennen Sie bitte möglichst viele Details und reichen Sie, sofern vorhanden, auch Unterlagen ein, die Ihren Verdacht stützen. Denn nur, wenn sich hinreichend konkrete Untersuchungsansätze und Möglichkeiten der Beweisführung ergeben, kann Ihr Hinweis zielführend bearbeitet werden.

Die Centro Hotel Management GmbH geht allen Hinweisen nach. Im Zusammenhang mit deren Bearbeitung wird höchste Vertraulichkeit im Umgang mit dem:der Hinweisgebenden sichergestellt. Dies gilt auch für gegebenenfalls von einem Vorwurf betroffene Mitarbeitende.

Elektronisch: Internetbasiertes Hinweisgeber-System
Über das elektronische Hinweisgebersystem können mögliche Gesetzes- oder Richtlinienverstöße innerhalb des Unternehmens gemeldet werden – auf Wunsch auch anonym.
Unser elektronisches Hinweisgebersystem ist in verschiedenen Sprachen verfügbar und steht allen Mitarbeitenden der Centro Hotel Management GmbH, aber auch Kunden, Lieferanten und sonstigen Dritten zur Verfügung. Den Zugang zum internetbasierten Hinweisgebersystem erhalten Sie über folgenden Link: https://whistleblowersoftware.com/secure/centro-hotels

Externe Meldestelle
Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz können Hinweisgebende wählen, ob sie sich zur Meldung von Informationen über einen Verstoß an eine interne oder eine externe Meldestelle wenden. Informationen über die externen Meldeverfahren stellt das Bundesamt für Justiz auf seiner Webseite zur Verfügung.

Die Centro Hotel Management GmbH möchte Hinweisgebende jedoch ermutigen sich mit ihren Hinweisen erst an die interne Meldestelle (Ombudsstelle) zu wenden.

Zugang zu und Bearbeitung von Hinweisen
Eingehende Meldungen werden durch Mitarbeitende der Ombudsstelle geprüft und bearbeitet. Durch die Einrichtung eines geschützten Bereiches ist eine – auf Wunsch auch anonyme – Kommunikation zwischen Ombudsstelle und Hinweisgebendem möglich.

Die Ombudsstelle nimmt Kontakt mit den Hinweisgebenden auf. Grundsätzlich gilt, dass auf eine Meldung innerhalb von sieben Tagen eine Empfangsbestätigung sowie innerhalb von drei Monaten eine Mitteilung über den Abschluss oder eine Information über den Stand des Verfahrens erfolgen soll. Gemäß den geltenden Gesetzen muss die Antwort die Vertraulichkeit und das Recht auf Privatsphäre aller betroffenen Personen berücksichtigen.

Missbräuchliche Nutzung des Hinweisgebersystems
Im Rahmen der Aufklärung der Hinweise tragen wir auch den schutzwürdigen Interessen der von einer Meldung betroffenen Personen Rechnung. Bitte berücksichtigen Sie, dass Verdächtigungen und Anschuldigungen gegen eine Person für diese schwerwiegenden Konsequenzen nach sich ziehen können.

Ein Missbrauch des Hinweisgebersystems wird nicht geduldet. Wir weisen daher darauf hin, dass bewusst unwahre Behauptungen über Dritte rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

Das Hinweisgebersystem ist ferner nicht für Beschwerden bestimmt. Sollten Sie Fragen oder Anregungen anderer Natur haben, wenden Sie sich bitte an reservierung@centro-hotels.de.

Wir bitten Sie, das Hinweisgebersystem verantwortungsvoll zu nutzen.

Für uns ist es sehr wichtig, dass mit personenbezogenen Daten sorgfältig und rechtskonform umgegangen wird. Dies gilt insbesondere auch für Daten im Zusammenhang mit Hinweisen des internen Meldesystems. Dies gilt sowohl für das Telefon als auch für unsere webbasierte Applikation. Die folgenden Informationen zeigen Ihnen, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Rahmen von Hinweisen des internen Meldesystems zur präventiven Verhütung von Verstößen gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien (z.B. Betrug oder Korruption sowie sonstige Straftatbestände) und/oder zur Aufdeckung von solchen Verstößen umgehen. Der Begriff personenbezogene Daten meint alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person") beziehen. Personenbezogene Daten sind daher beispielsweise der Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern.

1 Kontaktdaten des Verantwortlichen

Centro Hotel Management GmbH
Beim Strohhause 27
20097 Hamburg

2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen

@-yet GmbH
Schloß Eicherhof
42799 Leichlingen

3 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen

Die Centro Hotel Management GmbH verarbeitet im Rahmen der Eingabe und Bearbeitung von Meldungen im internen Meldesystem unter anderem folgende Arten an personenbezogenen Daten:

• Informationen zur persönlichen Identifizierung des Hinweisgebers, wie zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
• Beschäftigteneigenschaft zur Centro Hotel Management GmbH;
• Informationen zu betroffenen Personen, d.h. natürlichen Personen, die in einer Meldung als eine Person bezeichnet wird, die den Verstoß begangen hat, oder mit der die bezeichnete Person verbunden ist. Solche Informationen sind zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder sonstige Informationen, die eine Identifikation ermöglichen;
• Informationen über Verstöße, die ggf. Rückschlüsse auf eine natürliche Person erlauben.

Die Centro Hotel Management GmbH verarbeitet die personenbezogenen Daten zum Zwecke der Untersuchung der Meldungen, um Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien zu verhindern, aufzudecken und/oder Folgemaßnahmen (wie Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln oder Abschluss des Verfahrens) vorzunehmen.

4 Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Informationen und Daten innerhalb unseres Hinweisgebersystems gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c.) DS-GVO. Wir kommen mit der Bereitstellung des Hinweisgebersystems einer rechtlichen Verpflichtung gemäß § 12 HinSchG nach.

4.1 Informationen zur persönlichen Identifizierung des:der Hinweisgebenden verarbeiten wir nur, wenn uns der:die Hinweisgebende dazu eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO abgegeben hat. Danach ist die Verarbeitung nur rechtmäßig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat.

4.2 Informationen zur Beschäftigteneigenschaft, Informationen zu betroffenen Personen sowie sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen, verarbeiten wir auf der Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Unser berechtigtes Interesse besteht – je nach zu prüfendem konkreten Einzelfall – in der Bearbeitung von Meldungen, um Folgemaßnahmen durchführen zu können, wie Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln oder Abschluss des Verfahrens. Ob Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person einer solchen Datenverarbeitung entgegenstehen, wird im Einzelfall – unter anderem auch mit Blick auf den Verstoß – geprüft.

5 Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO),
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (21 DSGVO).

Darüber hinaus weisen wir Sie als Hinweisgebende:n auf Ihr Recht hin, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung davon berührt wird.

Sie können Ihre Rechte unter anderem ausüben, indem Sie eine E-Mail an folgende E-Mail-Adresse schreiben: datenschutz@add-yet.de.

Des Weiteren haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Sie können sich hierfür an die Aufsichtsbehörde unseres Firmensitzes wenden. Die Adresse finden Sie unter nachfolgendem Link im Internet: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

6 Allgemeine Informationen zu den Empfängern oder Kategorien von Empfängern

Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dafür eine Rechtsgrundlage vorliegt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Übermittlung der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind, dient, Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilt haben oder eine Interessenabwägung dies rechtfertigt.
Darüber hinaus verarbeiten externe Dienstleistungsunternehmen, wie beispielsweise externe Rechenzentren oder Telekommunikationsanbieter, personenbezogene Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter.

Je nach Zuständigkeitsschwerpunkt der Meldung sowie zur effektiven Einleitung von Folgemaßnahmen werden die personenbezogenen Daten gegebenenfalls an unsere entsprechend zuständigen Fachabteilungen weitergegeben.

Unter Umständen geben wir die personenbezogenen Daten auch an staatliche Gefahrenabwehr- und/oder Strafverfolgungsbehörden, sonstige zuständige Behörden und/oder zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen, wie etwa an Wirtschaftsprüfer/Rechtsanwälte, weiter.

7 Allgemeine Informationen über den Aufbewahrungszeitraum

Daten werden in der Regel so lange gespeichert, bis die Folgemaßnahmen abgeschlossen sind. In der Regel werden die Daten aus einer Meldung nach 3 Jahren gelöscht, nachdem das Verfahren endgültig abgeschlossen ist, es sei denn, die Einleitung weiterer rechtlicher Schritte erfordert die weitere Aufbewahrung (z.B. Einleitung von Strafverfahren oder Disziplinarverfahren). Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Meldungen werden von uns unverzüglich gelöscht, sofern wir sie als offensichtlich nicht erforderlich erachten.

8 Informationen gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e DS-GVO

Die Bereitstellung der Daten über eine Meldung ist weder vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsabschluss erforderlich. Unter Umständen bestehen je nach individuellem Einzelfall gesetzliche Pflichten, uns eine Meldung zu erteilen. Für eine sinnvolle Bearbeitung und Untersuchung der Meldung ist eine Verarbeitung der Daten jedoch erforderlich.